Devis · PROP-2026-12Document 02 / 02

Module Gestion des Emails

Centralisez vos emails, laissez l'IA vous assister

§ 01 · DiagnosticÉtat actuel

D'où l'on part

Hervo Chapiteaux gère ses emails de manière manuelle à travers plusieurs boîtes par service (info@, SAV, etc.). Les demandes clients arrivent de partout, le tri est fait à la main, le suivi est dispersé, et il est difficile de savoir qui attend quoi.

Audit · contexte client

§ 02 · PrescriptionCible 12 mois

Où l'on va

Avec cette application, tous vos emails entrants sont automatiquement triés par client et par projet. L'IA génère des brouillons de réponse que l'employé valide, modifie si besoin, et envoie. L'IA surveille aussi chaque dossier et vous alerte : client en attente d'une réponse, d'un prix, d'une info, relance à faire. Résultat : rien ne passe entre les mailles, réponses plus rapides, suivi complet.

Bénéfices attendus · plateforme livrée

02Solution

6 modules, une plateforme.

Chaque module est livré, documenté, testé et transférable. Les visuels sont des esquisses d'écran — livrables finaux dépendants de la phase suivante.

M—01 · Moduleintegration

Connexion IMAP & Synchronisation

Connexion à plusieurs boîtes mail par service (info@, SAV, etc.) via IMAP. Synchronisation automatique des emails entrants dans le dashboard.

Effort2 j

M—02 · ModuleDashboard

Dashboard Centralisé & Statuts

Vue unifiée de toutes les boîtes par service avec statistiques. Tri automatique des emails entrants par client et par projet. Statuts riches (Non traité / Répondu / En attente client / En attente interne / Prix remis). Arborescence Client > Projet avec classement automatique.

Effort3.5 j

M—03 · Moduleai

Brouillons IA

L'IA génère un brouillon de réponse pour chaque email entrant. L'employé valide, modifie si besoin, et envoie. Extraction automatique de données structurées (nom, date, lieu, type chapiteau, nb personnes). Détection d'intention (demande de prix / question technique / modification / réclamation).

Effort4 j

M—04 · Moduleai

RAG & Base de Connaissances

Base de connaissances RAG avec embeddings + vector DB : documents uploadés (PDF, tarifs, fiches techniques, conditions). L'IA s'appuie sur ces documents pour générer des brouillons précis et cohérents.

Effort3 j

M—05 · ModuleWorkflow

Pipeline Kanban & Suivi Commercial

Pipeline Kanban visuel : Nouvelle demande → Devis envoyé → En négociation → Confirmé → Terminé/Perdu. Historique client enrichi (fiche complète : échanges, devis, événements passés). Notifications temps réel pour nouveaux mails et changements de statut.

Effort1 j

M—06 · Moduleautomation

Veille IA & Relances Intelligentes

L'IA surveille en continu chaque dossier et alerte : client en attente d'une réponse, d'un prix, d'une info. Scoring de lead automatique (date proche = chaud, demande vague = froid). Brouillons de relance générés après X jours sans réponse. Todo list quotidienne des actions à mener.

Effort4 j

03Feuille de route

17 phases, livraison progressive.

Mise en ligne progressive. Démos clients en cours de route.

Phase 01

Setup infra & auth750 €

1 semaine

Projet Next.js configuré
Base de données PostgreSQL
Authentification
CI/CD + déploiement

Phase 02

Connexion IMAP & synchronisation1 125 €

1 semaine

Connexion multi-boîtes IMAP
Sync automatique emails entrants

Phase 03

Dashboard centralisé & statuts1 500 €

1 semaine

Vue unifiée multi-boîtes
Tri automatique client/projet
Statuts riches
Arborescence Client > Projet

Phase 04

Brouillons IA1 500 €

1 semaine

Génération brouillons IA
Extraction données structurées
Détection d'intention

Phase 05

Pipeline Kanban750 €

1 semaine

Pipeline Kanban visuel
Historique client
Notifications

Phase 06

Suivi commercial375 €

1 semaine

Fiches clients complètes
Notifications nouveaux mails

Phase 07

RAG & base de connaissances1 125 €

1 semaine

Base de connaissances vectorielle
Upload documents PDF/tarifs
Enrichissement brouillons IA

Phase 08

Scoring de lead automatique750 €

1 semaine

Scoring automatique des leads
Priorisation intelligente

Phase 09

Veille IA & relances1 125 €

1 semaine

Veille continue par dossier
Brouillons de relance automatiques

Phase 10

Extraction données avancée750 €

1 semaine

Extraction dates/dimensions/lieu
Détection budget estimé

Phase 11

Todo list IA quotidienne375 €

1 semaine

Todo list générée chaque jour
Priorisation mails/relances

Phase 12

Historique client enrichi375 €

1 semaine

Timeline complète par client
Détection préférences IA

Phase 13

Notifications temps réel375 €

1 semaine

Notifications push & email
Alertes veille IA

Phase 14

Multi-langue FR/NL/EN375 €

1 semaine

Interface trilingue
Détection langue automatique

Phase 15

Polish UI/UX375 €

1 semaine

Interface optimisée
Responsive mobile

Phase 16

Migration emails existants750 €

1 semaine

Import historique emails
Peuplement fiches clients

Phase 17

Formation & documentation375 €

1 semaine

Formation sur site/visio
Guide utilisateur

04Investissement

Détaillé, modulable, transparent.

Proposition expirée — explorez librement les options, seule la validation est désactivée.

Phases du projet

Obligatoires — séquencées de l'audit au lancement

17 phases · forfait

Setup infra & auth

Architecture Next.js, PostgreSQL, Prisma, authentification, CI/CD, déploiement initial

750 €

forfait

Connexion IMAP & synchronisation

Connexion multi-boîtes mail par service via IMAP, synchronisation automatique des emails entrants

1 125 €

forfait

Dashboard centralisé & statuts

Vue unifiée multi-boîtes, tri automatique par client et projet, statuts riches, arborescence Client > Projet

1 500 €

forfait

Brouillons IA

Brouillons de réponse générés par IA, extraction données structurées, détection d'intention. L'employé valide, modifie et envoie

1 500 €

forfait

Pipeline Kanban

Pipeline visuel Nouvelle demande → Confirmé → Terminé/Perdu, historique client, notifications

750 €

forfait

Suivi commercial

Fiche client complète avec échanges, devis, événements passés, notifications nouveaux mails

375 €

forfait

RAG & base de connaissances

Embeddings + vector DB sur documents uploadés (PDF, tarifs, fiches techniques), recherche contextuelle pour enrichir les brouillons IA

1 125 €

forfait

Scoring de lead automatique

Scoring intelligent basé sur les signaux (date proche = chaud, demande vague = froid, client récurrent = prioritaire)

750 €

forfait

Veille IA & relances

L'IA surveille chaque dossier et alerte (attente réponse, prix, info), brouillons de relance après X jours sans réponse

1 125 €

forfait

Extraction données avancée

Détection dates d'événement, dimensions chapiteau, nombre de personnes, localisation, budget estimé

750 €

forfait

Todo list IA quotidienne

Génération automatique de la liste de tâches du jour : mails prioritaires, relances, dossiers en attente

375 €

forfait

Historique client enrichi

Fiche client avec timeline : tous les échanges, devis, événements passés, préférences détectées par l'IA

375 €

forfait

Notifications temps réel

Notifications push/email pour nouveaux mails, changements de statut, alertes veille IA, relances dues

375 €

forfait

Multi-langue FR/NL/EN

Support trilingue interface et brouillons IA, détection automatique de la langue du client

375 €

forfait

Polish UI/UX

Optimisation interface, responsive mobile, performance, intégration retours utilisateurs

375 €

forfait

Migration emails existants

Import des emails existants dans la plateforme pour peupler l'historique client dès le démarrage

750 €

forfait

Formation & documentation

Formation utilisateurs sur site ou en visio, guide d'utilisation simplifié

375 €

forfait

II.

Options & extensions

Modules optionnels — activables individuellement

2 options · cliquables

Application mobile (PWA)

Consulter et répondre aux emails depuis le terrain pendant les montages. Interface optimisée mobile, notifications push.

1 500 €

2 j

Module WhatsApp Business

Centraliser les messages WhatsApp Business dans le même dashboard. Brouillons IA et suivi identiques aux emails.

1 875 €

2.5 j

III.

Services mensuels

Récurrent — maintenance & coûts opérationnels

2 services · / mois

Hébergement & infrastructure (requis)

VPS dédié, backups quotidiens, monitoring uptime, certificat SSL, mises à jour serveur.

150 €

/ mois

Support & maintenance (requis)

Corrections bugs, mises à jour dépendances, monitoring applicatif, support email (réponse 24h ouvrées). Inclus : 2h/mois de petites évolutions mineures.

200 €

/ mois

Phases12 750 €

Options activées0 €

TVA 21 %2 678 €

Total TTC15 428 €

Total HT

0 €

Récurrent / mois350 €

05Cadre & suites

Ce qui n'est pas inclus — ce qui suit.

§ 05.1 · SuitesDémarrage

Comment on démarre

01On en discute — Un appel de 30 minutes pour valider le périmètre et répondre à vos questions.

02On démarre — Signature et acompte, puis on lance la première phase de développement.

03Vous utilisez — Votre outil est en ligne. On assure la maintenance et les évolutions.

§ 05.2 · ExclusionsNon inclus

Ce qui n'est pas inclus

—Modification du site WordPress existant

—Hébergement et noms de domaine (à charge du client)

—Coûts d'API tierces (IA, hébergement BDD) — à charge du client

—Migration des emails existants — à estimer séparément si non commandé en option

—Application mobile native

—Maintenance et support post-livraison (contrat séparé à proposer)

§ 05.3 · NotesBon à savoir

Bon à savoir

·Prérequis client : accès aux boîtes email (identifiants IMAP ou équivalent), disponibilité d'un référent pour les validations intermédiaires.

·Garantie : 2 mois de correction des anomalies inclus après mise en production.

·Paiement : 30% à la signature, 40% à la livraison MVP, 30% à la livraison finale.

·Tarifs applicables : 750€/jour (projet), 850€/jour (intervention ponctuelle), 120€/heure.

·Devis valable 30 jours à compter de la date d'émission.